Mine udlæg

Mine udlæg kan visualiseres på to forskellige måder. Det afhænger af om Folder eller Kvittering er slået til i Indstillinger for Udlæg og kvitteringer. I nedenstående eksempel er Kvittering slået til

Visualisering af mine udlæg når kvittering er valgt 

Hvis kvittering er valgt i "Indstillinger" for "Udlæg og kvitteringer", vil dimensioner og Viderefakturering blive defineret på kvitteringen, hvis de er aktiveret i "Indstillinger". 

Generel struktur

Siden er opdelt i følgende hovedsektioner:

• Tabel for udlæg
• Folder, kvitteringer og historik

Søgefelt

Søgefeltet gør det muligt at finde specifikke oplysninger ved at indtaste en eller flere af følgende parametre:

• Omkostningstype
• Dato
• Beløb

Søgefeltet indeholder også et lille kryds, som kan bruges til hurtigt at rydde indholdet i søgefeltet.

Filterknapper

Der er fire typer filtre tilgængelige for tabellen med udlæg:

• Afvist
• Økonomi
• Til godkendelse
• Arkiv

Når du åbner siden, aktiveres filteret "Økonomi" som standard. Hver filterknap viser et tal, der angiver antallet af udlæg under det pågældende filter.
Når et filter er aktivt, fremhæves det med en lidt mørkere baggrund.

"Afvist"-filteret er et filter, hvor der returneres udlægget som er blevet afvist i bogføringsprocessen. Disse vil kræve tilpasning af medarbejderen før de kan sendes til godkendelse igen. 

"Økonomi"-filteret er et filter, hvor du finder udlægget der afventer bogholderens godkendelse. Disse vil kræve bogholderens accept, før de kan sendes til godkendelse. 

"Til godkendelse"-filteret er et filter, hvor bogholderen har accepteret og nu afventer godkendelse af godkendelsesflowet. Disse vil kræve at godkendelsesflowet godkender eller afviser udlægget. 

"Arkiv"-filteret er et filter, som repræsenterer udlægget som er blevet godkendt for den enkelte bruger som er logget ind.

Tabel for mine udlæg

Listen over alle udlæg er vist med følgende parametre:

• Medarbejder
• Folder
• Status

Et udlæg identificeres ud fra medarbejderens navn, folderens navn (angives når brugeren sender udlægget til bogholderen) og status på udlægget.  Status angives ud fra udlæggets status.

Navigationsknapper og elementvisning

Under tabellen finder du flere knapper, der giver dig mulighed for at tilpasse visningen af tabellen:

• Navigationsknapper til venstre: Bruges til at bladre frem og tilbage mellem sider i tabellen.
• Visningsindstillinger til højre: Bruges til at vælge antallet af elementer, der vises i tabellen ad gangen.

Den aktuelt valgte visning markeres med en grøn farve for at indikere, hvilken indstilling der er aktiv.

Folder, kvitteringer og historik

Når du vælger en folder fra tabellen, som indeholder alle foldere, vil du i højre side af skærmen kunne navigere mellem følgende faner:

• Folder: Viser detaljer om den valgte folder.
• Kvitteringer: Viser antallet af kvitteringer knyttet til folderen.
• Historik: Giver et overblik over ændringer og handlinger foretaget for folderen.

Øverst på siden finder du en opsummeringsboks, som fremhæver:

• Beløbet i valuta for både medarbejderen og virksomheden, beregnet ud fra det valgte udlæg.
• Eventuelle forskelle i beløb, hvis medarbejderens udgift er foretaget i en anden valuta end virksomhedens standardvaluta.

Eksempel: Hvis en medarbejder har købt et produkt i DKK (danske kroner) ifølge kvitteringen, mens virksomhedens valuta er EUR (euro), vil systemet automatisk foretage en valutaomregning og vise de respektive beløb i opsummeringsboksen.

Folder

Når du vælger et udlæg fra tabellen, vises de detaljerede udgiftsoplysninger for den valgte folder i fanen Folder.
Afhængigt af indstillingerne kan følgende oplysninger være synlige:

• Udgiftsoplysninger, såsom beløb og valuta.
• Status for folderen.

I nedenstående eksempel vises en valgt folder med navnet "TEST". Da folderen allerede er behandlet og afventer bogholderens accept, har systemet automatisk oprettet et unikt udgiftsnummer. Dette nummer gør det nemt at spore udgiften i systemet.

Udgiftsoplysninger kan indeholde flere felter, afhængigt af de aktiverede Indstillinger.

Kvitteringer

Fanen Kvitteringer er markeret med en parentes, der angiver det samlede antal kvitteringer tilknyttet den valgte folder.

Når du klikker på fanen, får du:

• En oversigt over detaljer for hver kvittering.
• Adgang til et billede af den tilknyttede kvittering.

I bunden af skærmen finder du navigationsmuligheder, der gør det muligt at bladre mellem de forskellige kvitteringer. Dette gør det nemt at finde og gennemgå specifikke kvitteringer samt deres tilhørende detaljer, uanset om der er én eller flere kvitteringer tilknyttet folderen.

Tabellen for kvitteringsdetaljer indeholder som minimum følgende felter:

• Dato
• Beløb
• Land (angivet på kvitteringen)
• Omkostningstype
• Betalingsmetode

Derudover kan yderligere felter og krav til udfyldning opsættes, afhængigt af følgende:

• Den valgte omkostningstype.
• Specifikke indstillinger, der er aktiveret under Indstillinger.

Dette sikrer, at tabellen tilpasses præcist efter behov og eventuelle virksomhedsspecifikke krav.

Historik

Fanen Historik er markeret med en parentes og et tal, der viser antallet af aktiviteter, der er registreret i historikken for det pågældende udlæg. Denne fane giver et overblik over de handlinger, som både brugeren og systemet har udført i relation til udlægget.

I bunden af aktivitetsloggen kan brugeren tilføje en valgfri kommentar. Dette kan for eksempel være relevant for en bogholder, der ønsker at tilføje en bemærkning til en medarbejder angående et udlæg.

Sådan tilføjer du en kommentar i historik

1. Klik på fanen Historik.
2. Klik på knappen + (Tilføj).
3. Indtast din kommentar i det fremkomne pop-up-vindue.
4. Klik på knappen Bekræft (den grønne knap).

Hvis du fortryder, kan du lukke pop-up-vinduet ved at klikke på X (Annuller).