Siderne Modtagne udlæg og Godkendelse er opbygget med samme struktur og brugervenlige design. Den primære forskel er, at siden Godkendelse inkluderer filtreringsknapper til tabellen for udlæg, men ikke indeholder funktioner til at ændre eller afvise individuelle kvitteringer. 

Status er en informationsside, der viser en samlet liste over alle udlæg i virksomheden samt deres respektive status. Siden giver et overblik over både afsluttede og igangværende udlæg for hele virksomheden. Strukturen på siden er identisk med Godkendelse, hvilket sikrer konsistens og brugervenlighed. 

Arkiv udgør den afsluttende del af processen, hvor de bogførte udlæg arkiveres. Siden er strukturelt identisk med siden Godkendelse, men processeringsknapperne (Godkend og Afvis) er ikke tilgængelige i denne visning.

Generel struktur

Visningen af siden er opdelt i følgende to hovedsektioner:

Liste over alle kvitteringer
Kvitteringsdetaljer og visning af kvitteringen

Listen over alle kvitteringer

Modtagne udlæg

Hvad er bogholderens rolle og hvordan udføre bogholderen processen? 

Ved aktivering af bogholderfunktionen får brugeren adgang til fanen Modtagne udlæg. Denne side er opbygget på samme måde som medarbejderens oversigt over egne udlæg, men med udvidede rettigheder for bogholderen.

Bogholderen har mulighed for at ændre eller slette kvitteringer, inden de videresendes til godkendelse. Denne funktion kan være relevant i virksomheder, hvor det er en del af den interne politik at sikre korrekt registrering og tilpasning af udlæg, inden de indgår i godkendelsesprocessen.

Afvisning af udlæg eller enkelte kvitteringer

Bogholderen har mulighed for at afvise enten hele udlægget eller en enkelt kvittering inden for et udlæg, der består af flere kvitteringer.

Bogholder: Sådan afvises en enkelt kvittering

1. Naviger til fanen Modtagne udlæg.
2. Find det relevante udlæg i venstre tabel, og klik på den ønskede linje.
3. Klik på fanen Kvitteringer for at få vist alle kvitteringer, der indgår i udlægget.
4. Find den ønskede kvittering i højre tabel, og klik på den røde "X" (Afvis)-knappen ud for kvitteringen.

Denne funktion gør det muligt at håndtere specifikke fejl eller mangler i individuelle kvitteringer uden at påvirke de øvrige elementer i udlægget.

Bogholder: Sådan afvises et komplet udlæg

1. Naviger til fanen Modtagne udlæg.
2. Find det relevante udlæg i venstre tabel, og klik på den ønskede linje.
3. Klik på fanen Kvitteringer for at få vist alle kvitteringer, der indgår i udlægget.
4. Klik på den røde "X" (Afvis)-knappen i øvre højre hjørne.

Denne funktion gør det muligt at håndtere specifikke fejl eller mangler i individuelle kvitteringer uden at påvirke de øvrige elementer i udlægget.

Godkendelse & Status siderne

Den primære forskel mellem Godkendelse- og Status-siderne ligger i tilgængeligheden af handlingsknapperne i øverste højre hjørne. På Godkendelse-siden findes:

• Den grønne Godkend-knap.
• Den røde Afvis-knap.

Disse knapper er ikke tilgængelige på Status-siden.

Et skærmbillede af siden Godkendelse

Godkender: Sådan indsendes et udlæg til godkendelse 

1. Naviger til fanen Modtagne udlæg.
2. Find det relevante udlæg i venstre tabel, og klik på den ønskede linje.
3. Klik på fanen Kvitteringer for at få vist alle kvitteringer, der indgår i udlægget.
4. Klik på den grønne "Indsend" knap i øvre højre hjørne.

Dette indebærer, at håndteringen af udlægget bør foretages ved at afvise de specifikke kvitteringer, der ikke er relevante, inden det samlede udlæg indsendes til godkendelse. Dette sikrer, at kun nødvendige og korrekte bilag indgår i den videre godkendelsesproces.

Når et udlæg er bogført i ERP-systemet, kan man i den vedhæftede PDF se både dokumentet samt oplysninger såsom linjebeskrivelse, omkostningstype, kommentarer til omkostningstype, forretningsformål og detaljer om eventuelle særlige forløb (Special flow).

Godkender: Sådan afvises et udlæg til godkendelse 

1. Naviger til fanen Modtagne udlæg.
2. Find det relevante udlæg i venstre tabel, og klik på den ønskede linje.
3. Klik på fanen Kvitteringer for at få vist alle kvitteringer, der indgår i udlægget.
4. Klik på den røde "Afvis" knap i øvre højre hjørne.
5. Indtast årsagen til afvisningen i det fremkomne pop-up-vindue, og afslut ved at klikke på den grønne bekræftelsesknap.

Hvis du fortryder afvisningen, så klik på den røde X-knap (Annuller). 

Søgefelt

Der er et søgefelt, hvor du kan indtaste en af følgende parametre for at finde specifikke oplysninger:

• Omkostningstype
• Dato
• Beløb

I søgefeltet er der et lille kryds, som du kan bruge til at rydde søgefeltet.

Filterknapper

Der findes to typer filtrering af tabellen for mine kvitteringer:

• Godkendelse
• På tværs af virksomheder

Når du åbner siden, aktiveres "Godkendelse"-filtret automatisk, hvilket sorterer tabellen med alle kvitteringer, der afventer godkendelse. Aktivering af et filter vil vises med en lidt mørkere baggrund.

Filteret "På tværs af virksomheder" giver en oversigt over alle udlæg, der afventer godkendelse og er genereret som følge af aktiveringen af indstillingen "Godkendelse på tværs af virksomheder". Dette filter sikrer, at udlæg, der kræver tværgående godkendelse, indgår i det relevante godkendelsesflow.

Tabel for kvitteringer

Listen over alle kvittering er vist med følgende parametre:

• Omkostningstype
• Dato
• Beløb
• Status (denne skifter afhængig af hvilken side der anvendes)

Navigationsknapper og elementvisning

Nedenunder tabellen finder du følgende knapper, som giver mulighed for at tilpasse tabellen efter eget ønske:

• Knapperne til venstre anvendes til at navigere frem og tilbage i tabellen. 
• Knapperne til højre bruges til at vælge visningen af antallet af elementer i tabellen. 
• Den aktuelt valgte visning markeres med en grøn farve.

Kvitteringsdetaljer og visning af kvittering

Visningen af kvitteringsdetaljer afhænger i høj grad af indstillingerne under "Indstillinger" for "Udlæg og kvitteringer". 
Når medarbejderen har videresendt udlægget til bogholderen, vil der som regel blive vist oplysninger såsom finanskonto, momsbogføringsgruppe og fradragsberettiget momsbeløb. Disse oplysninger er kun synlige på fanerne Modtagne udlæg og Godkendelse.

Kun bogholderen har adgang til at redigere kvitteringsdetaljer eller slette en enkelt kvittering, inden udlægget sendes videre til godkendelse.